Za tydzień z kawałkiem rusza jeden z najbardziej ambitnych projektów cyfryzacji w Polsce — KSeF. Media ogarnęła gorączka: wysyp artykułów o wydajności systemu, potencjalnych lukach bezpieczeństwa, poziomie przygotowania przedsiębiorców i wielu innych „gorących” tematach. Czy wystartuje gładko, czy zaliczy falstart? Zobaczymy. Jedno jest pewne: czeka nas ciekawy początek lutego i warto przygotować duuużo popcornu.

Ja jednak chcę zwrócić uwagę na inny aspekt wdrożenia KSeF — mniej medialny, ale dla wielu firm wyjątkowo praktyczny i odczuwalny.

W schemacie FA(3) znajduje się prawie 400 pól. Część procesów opisana jest absurdalnie drobiazgowo — przykładem może być zakup nowych środków transportu, gdzie przewidziano pola na kolor pojazdu, numer VIN, numer nadwozia, ramy czy podwozia. Jednocześnie inne dane, które w codziennym obrocie gospodarczym (szczególnie między dużymi firmami) bywają kluczowe, potraktowano dość szczątkowo. Przykładem jest chociażby numer zamówienia. To zresztą potwierdza, że nasz kochany ustawodawca podszedł do KSeF jak do kolejnej wersji JPK a nie dokumentu w obrocie gospodarczym między firmami.

Co więcej, numeru zamówienia nie da się przypisać do pozycji faktury, bo nie jest on elementem wiersza faktury, tylko dotyczy dokumentu jako całości. Podobnie jest z adresem dostawy — również nie da się go naturalnie przypiąć do konkretnych pozycji, mimo że w wielu branżach jest to absolutna podstawa.

I tutaj zaczyna robić się naprawdę ciekawie.

Duże firmy bardzo szybko wyczuły potencjał automatyzacji procesu przyjmowania faktur, które od razu trafiają do nich w postaci elektronicznej. W efekcie niemal każda większa organizacja, a już na pewno duzi odbiorcy sieciowi, zaczęli rozsyłać do swoich dostawców pisma z wymaganiami: jakie pola w fakturach mają być obowiązkowo uzupełniane, w jakiej formie i w jakiej logice.

W praktyce często wygląda to tak: faktura przygotowana niezgodnie z wytycznymi będzie procedowana dłużej, bo ręcznie. A jeśli ktoś wystawia ich dużo — może to oznaczać realne opóźnienia w akceptacji, rozliczeniach, a czasem nawet w płatnościach.

Oczywiście część pól jest wspólna i dość oczywista. Niestety pozostaje ogromna grupa danych, które jedna firma chce mieć wypełnione „tak”, a druga zupełnie inaczej. A kiedy jakiegoś pola wprost nie ma — pojawia się klasyczne „prosimy wpisać w DodatkowyOpis”, gdzie podaje się parę klucz–wartość.

Problem w tym, że mnogość oczekiwań i brak jakiegokolwiek standardu dla tych dodatkowych informacji staje się kolejną przeszkodą na i tak trudnym starcie nowego systemu. Systemy do fakturowania będą musiały być bardzo elastyczne: z rozbudowanymi konfiguratorami, pozwalającymi generować różne warianty XML w zależności od odbiorcy. W praktyce oznacza to nie „jedną e-Fakturę”, ale dziesiątki wersji tej samej faktury — tylko po to, żeby spełnić indywidualne wymagania poszczególnych klientów.

KSeF ma szansę stać się przełomem: przyspieszyć obieg dokumentów, ułatwić automatyzację i ograniczyć papierologię. Ale równolegle ujawnia się problem, którego nie da się rozwiązać samą technologią — brak jednolitego standardu dla danych dodatkowych, ważnych w realnym biznesie.

Jeśli każda duża firma zacznie budować własny „mini-standard” i przerzucać go na dostawców, to zamiast uproszczenia otrzymamy nową warstwę komplikacji: większą liczbę wyjątków, konfiguracji, integracji i ręcznych obejść. A przecież celem cyfryzacji powinno być to, żeby faktura była czytelna i jednoznaczna — nie tylko dla urzędów, ale przede wszystkim dla uczestników rynku.