Przed wdrożeniem nowego projektu w firmach, naturalnym jest fakt, że należy poświęcić trochę czasu na odpowiednie przygotowanie, czyli:
👉 ustalenie „kamieni milowych”,
👉 określanie terminów zakończeń etapów,
👉 wyznaczenie osób odpowiedzialnych,
👉 ustalenie schematów postepowania w określonych zadaniach wdrożeniowych,
👉 wizualizacja postępu prac wdrożeniowych,
A czy tak samo działamy przy wdrażaniu nowych produktów?
I tu wkracza do akcji moduł NOWE PROJEKTY w programie MyPrint.
Na etapie przygotowania należy zdefiniować najważniejsze wspólne cechy projektu który zawsze jest połączony z produktem.
-
Wyznaczenie zespołu projektowego.
Twój projekt będzie składał się z wielu predefiniowanych zadań, z których każde będzie miało własne harmonogramy i zależności. Ważne, aby zbudować zespół, który może pomóc nadzorować lub wykonywać te zadania i współpracować tak, aby projekt przebiegał zgodnie z planem.
W MyPrint zespół wchodzący w skład osób odpowiedzialnych za projekt może być z góry utworzony zgodnie z osobami odpowiedzialnymi za klienta [czyli Handlowiec, Obsługa klienta], jak i osobami odpowiedzialnym za Grafikę [CTP] oraz Konstrukcje [DTP] lub tworzony ręcznie w trakcie realizacji określonych zadań.
Przykładowa lista zbiorcza projektów aktywnych [w aktywnymi zadaniami].
Fot. Widok przykładowego projektu wraz przypisanymi osobami odpowiedzialnymi
-
Zdefiniowanie strategii dotyczącej sposobów wdrożenia [ścieżki postepowania] i potwierdzania informacji [co zostało zrobione].
Wiele firm ma trudności z przekazaniem schematu postepowania w trakcie wdrożenia, dlatego zalecamy narysowanie w formie schematów blokowych tego, co się dzieje na różnych etapach przygotowania do produkcji. Jeśli firma posiada i stosuje ZSZ to wystarczy narysować zawarte w niej procedury.
Fot. Przykładowy uproszczony schemat postepowania w przypadku nowego produktu.
-
Zdefiniowanie i wprowadzanie podstawowych zadań i akcji mających na celu realizacje określonych zadań.
Zdefiniuj i wprowadź możliwe opcje wyboru zakończeń akcji oraz wskaż co ma się dziać po wyborze odpowiednej opcji zakończenia [wybór zakończenia może uruchomić odpowiednią, inną akcję].
Zdefiniuj i wprowadź typy zadań wraz z wskazaniem, która akcja ma być automatycznie uruchamiana wraz z uaktywnieniem zadania.
UWAGA! Akcje mogą być uniwersalne lub specyficzne
Mogą być dedykowane dla odpowiednich osób lub tych z danego poziomu dostępu.
Pamiętaj, aby wprowadzać schematy postępowania stopniowo od najprostszych, kilkustopniowych do coraz bardziej rozbudowanych, obejmujących coraz więcej osób lub działów.
Zamiast wprowadzać wszystko na raz, lepiej systematycznie pracować nad ograniczeniem możliwości popełnienia błędu w przenoszeniu schematów postepowania lub tworzenia nowych.
/// akcje przykładowe // zadania przykładowe//
Opcjonalnie jest możliwość ustawienia powiadamiania określonych odbiorców o utworzeniu lub zakończeniu zadania poprzez automatyczne wysyłanie maili.
Odpowiednie ustawienie oczekiwań związanych z potwierdzaniem wykonania akcji [uzupełnianie uwag, obligatoryjne dodawanie plików lub wypełnienie checklisty] pozwoli dochować zakończenia oczekiwanego przez inicjatora zadania.
Moduł Projektowy w MyPrint pozwala także na automatyczne tworzenie innego zadania po wybraniu odpowiedniego zakończenia [opcja] i jest często wykorzystywane w przypadku gdy zakończenie ma za zadanie wykonanie poprawek [tworzenie automatycznie kolejnego ZADANIA].
-
Zdefiniowanie i wprowadzenie opcjonalnie „wytycznych” do akcji, które pomogą doprecyzować czego oczekujesz od wykonawcy danej akcji.
Wskazując pytania do wypełnienia, dając opcje własnego opisu, możliwość dodawania plików i w ostateczności modyfikacji parametrów w Produkcie, który właśnie jest opracowywany w NOWY PROJEKCIE.
-
Zarządzanie zadaniami w projektach.
Ilość projektów powstających [zazwyczaj] odpowiada ilości powstających produktów.
Jednak każdy projekt może mieć nieskończoną ilość wewnątrz działających zadań wraz z zdefiniowanymi schematami postepowania, które są realizowane przy pomocy Akcji.
Dzięki pogrupowaniu aktywnych akcji w zadaniach na liście możemy – w zależności od ustawień indywidualnych – mieć dostęp do:
👉 tylko dedykowanych akcji dla osób wskazanych jako odpowiedzialne za realizacji akcji w zadaniu,
👉 akcji przypisanych do realizacji dla osób odpowiedniego dostępu [np. dla grafika lub konstruktora ] i przypisanie funkcji wykonującego daną akcję.
-
Wypełnienie Agendy zadań.
Wskazanie w agendzie zadań obłożenia na dany dzień dla konkretnego wykonawcy akcji, pozwala osobom nadzorującym pracę w odpowiednich działach zweryfikować obciążenie pracą osób. Jeśli to konieczne zmienić wykonawcę akcji lub zmienić datę oczekiwana realizacji akcji, tak aby odpowiednio wypełnić plan pracy pracowników podległych.
MyPrint oczywiście daje możliwość wyświetlania z całych list zarówno projektowych [tych utworzonych przez użytkownika w celu kontroli na jakim etapie są MOJE zlecone zadania], jaki i zadań dedykowanych do wykonania dla mnie lub dla mojego poziomu dostępu jeśli akcja nie jest personalnie skierowana do mnie jako do wykonania [kiedy akcje są do potwierdzenia przez np. dostępnych grafików lub konstruktorów i należy „przypisać” się do wykonania].
To pozwala na szybki podgląd, co mam do wykonania, co jest w puli do wykonania, a także jak realizowane są moje uruchomione zadania.
Dzięki dostępnym opcjom uruchamianym samodzielnie przez użytkownika, korzystanie z Modułu NOWYCH PROJEKTÓW w MyPrint, po wcześniejszym przeszkoleniu przez Kierownika Projektu, jest możliwość nieograniczonego tworzenia nowych zadań dedykowanych. I to nie tylko na poziomie przedwdrożeniowym ale także po uruchomieniu produkcji objąć aspekty jakościowe, narzędziowe oraz co przedstawimy w kolejnej części tworzenie grup projektowych, graficznego prezentowania „kamieni milowych”, kopiowania projektów i możliwości kreowania nowych typów produktów z projektu „matki, co jest szczególnie wskazane dla działów R&D [Badania i rozwoju].
Wkrótce ciąg dalszy dalszych funkcji i zalet MODUŁU NOWE PROJEKTY.